Sumario

O.M. FOM/542/2005, 2 marzo, derogada conforme establece la disposición derogatoria única del R.D. 776/2011, de 3 de junio, por el que se suprimen determinados órganos colegiados y se establecen criterios para la normalización en la creación de órganos colegiados en la Administración General del Estado y sus Organismos Públicos («B.O.E.» 4 junio), el 5 de junio de 2011.

El Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original, fue dictada en desarrollo de las previsiones en la materia contenidas en la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español en relación con el Patrimonio Documental y Bibliográfico.

El citado Real Decreto establece en su Disposición transitoria única que en todos los Departamentos ministeriales se crearán, en su caso, mediante Orden, las Comisiones Calificadoras de Documentos Administrativos, en las cuales estarán representados los organismos públicos, a no ser que éstos tengan su propia Comisión Calificadora.

Considerando el volumen y naturaleza del material documental existente y que se genera en el Ministerio de Fomento resulta necesario, en cumplimiento de las previsiones contenidas en las disposiciones citadas, proceder a la creación y regulación de la correspondiente Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Departamento y de los Organismos públicos de él dependientes.

En su virtud, en uso de las facultades atribuidas por el artículo 12 de la Ley 6/1997, de 14 de abril, de Organización y Funcionamiento de la Administración General del Estado, y previa aprobación del Ministro de Administraciones Públicas, dispongo:

Primero. Creación y adscripción.-

Se crea la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Fomento, adscrita a la Subsecretaría del Departamento, como órgano colegiado encargado de garantizar la protección del patrimonio documental del Departamento y de sus Organismos públicos, de conformidad con el artículo 58 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, reguladora del Patrimonio Histórico Español y con el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del Patrimonio Documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus Organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original.

Segundo. Composición.

1. La Comisión tendrá la siguiente composición:

• Presidente: El Director General de Servicios, que podrá delegar sus funciones en el Vicepresidente.
• Vicepresidente: El Oficial Mayor.
• Vocales: Los Directores de los Gabinetes del Secretario de Estado de Planificación y Relaciones Institucionales, de la Secretaria de Estado de Infraestructuras y del Secretario de Estado de Transportes; los Jefes de los Gabinetes Técnicos del Subsecretario, del Secretario General de Infraestructuras y del Secretario General de Transportes; el Vicesecretario General Técnico; la Consejera Técnica Directora del Centro de Documentación y la Jefa del Servicio de Archivo General que actuará como Secretaria de la Comisión.

2. Se integrarán asimismo en la Comisión como Vocales un representante de la Dirección General o del Organismo público dependiente del Departamento cuya documentación vaya a ser objeto de examen y consideración según el correspondiente orden del día.

3. La Comisión podrá solicitar el asesoramiento de los técnicos del Ministerio o de sus organismos autónomos cuya aportación pueda ser de interés a juicio de la Comisión, a tenor de la índole y características de la documentación que deba examinar.

Tercero. Funciones.-

Son funciones de la Comisión, las siguientes:

• a) Proponer, previos los estudios pertinentes, los plazos de permanencia de los documentos o series documentales en los archivos de oficina del Ministerio y de sus Organismos públicos, proponer los criterios y plazos para su transferencia al Archivo Central del Ministerio, así como los plazos para su transferencia posterior al Archivo General de la Administración.
• b) Iniciar el procedimiento de eliminación de documentos o series documentales del Ministerio y sus Organismos públicos y, en su caso, de conservación de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos.
• c) Proponer criterios sobre el régimen de acceso a los documentos y series documentales del Ministerio y sus Organismos públicos.
• d) Informar a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos sobre las denegaciones de acceso a documentos y series documentales que se hayan producido en el ámbito del Ministerio y sus Organismos públicos.
• e) Proponer criterios sobre el tratamiento y custodia de los documentos administrativos, en su ámbito de actuación.
• f) Velar por el cumplimiento de los criterios fijados por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
• g) Las demás funciones que le atribuya la normativa vigente y cualquier otro asunto sobre materia archivística que le sea sometido por su Presidente.

Cuarto. Funcionamiento.

1. La Comisión se reunirá al menos dos veces al año, y siempre que sea convocada por su Presidente.

2. A iniciativa del Presidente, la Comisión podrá crear en su seno cuantos grupos de trabajo sean necesarios, determinando su composición y funciones, pudiendo incorporar a dichos grupos los técnicos a que se refiere el apartado Segundo.3 de la presente Orden.

3. En lo no previsto en esta Orden, la Comisión ajustará su funcionamiento a lo establecido en el Capítulo II del Título II de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

Quinto. Gasto público.-

El funcionamiento de esta Comisión no supondrá incremento del gasto público atendiéndose con los medios personales y materiales del Departamento y de sus Organismos públicos.

Sexto. Entrada en vigor.-

Esta Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial del Estado.