Orden del Excmo. Sr. Consejero de Obras Públicas y Ordenación del Territorio de 4 de octubre de 2010, por la que se regula el modelo libro del edificio para inmuebles de viviendas de nueva construcción

ANEXO I
FORMATO DEL ARCHIVO DOCUMENTAL DEL LIBRO DEL EDIFICIO

ANEXO II

CARPETA DE LA DOCUMENTACIÓN

Contenido y formato

La Carpeta de la Documentación estará constituida por los documentos de identificación, generales y descriptivos del edificio, los registros de garantías generales y específicas, y los datos de los agentes intervinientes en la construcción.

Los modelos de documentos y fichas a incluir en la carpeta de Documentación responderán al formato y diseño oficial que se incluyen en este Anexo, siendo el contenido del mismo el siguiente:

• ÍNDICE LA CARPETA DE LA DOCUMENTACIÓN 1 Datos de Identificación

  1.1 Datos de localización

  1.2 Fotografías

  1.3 Registro de los Propietarios

  2 Documentación General

  2.1 Registros de la documentación general del Edificio

  3 Documentación Descriptiva

  3.1 Proyecto de Ejecución / Registro de modificaciones

  3.2 Proyectos complementarios / Registro de modificaciones

  4 Documentación de Garantías

  4.1 Registros de las Garantías Generales

  4.2 Registros de las Garantías Específicas

  De construcción

  De instalaciones

  5 Datos de los agentes intervinientes

1.- DATOS DE IDENTIFICACIÓN

El edificio, requerirá para su identificación una serie de datos de localización y descripción física que lo sitúen dentro del entorno donde ha sido construido.

A los datos básicos tales como la denominación del edificio, el número de policía, parcela y catastral, se incorporan planos y fotografías que ayuden a identificarlo plenamente para cualquier persona que consulte el Libro del Edificio.

A los datos de localización y descripción física se añaden las fechas de inicio, finalización de las obras y suscripción del acta de recepción, convirtiendo a este documento en registro histórico del mismo que quedará reflejado en la ficha mod. 1.1

Se ha reservado espacio para incluir un plano de situación indicando el nombre de las calles adyacentes.

Se adjuntarán fotografías para identificar visualmente el edificio, cuyo formato ha de ser en color y medidas 10x15 cm. en ficha mod. 1.2. El número de fotografías a incorporar puede variar entre un mínimo de dos y un máximo de seis. Organizadas en grupos de dos, donde deben aparecer:

• - Fotografías del solar vacío o de inicio de la obra.
• - Fotografías de las fachadas.

Cuando se efectúen operaciones de mantenimiento de fachada se realizaran nuevas fotografías para incorporarlas al Libro del Edificio, señalando la nueva fecha de elaboración.

La relación de propietarios que se establece con este documento pretende convertirse en un registro vivo, debiendo actualizarse siempre que se produzca alguna modificación en el mismo. Junto a la fecha de elaboración se incluirá la firma de la persona responsable, en ese momento, de la custodia del Libro del Edificio.

Las fichas que queden anuladas se guardarán junto a las vigentes a manera de referente histórico del edificio.

2.- DOCUMENTACIÓN GENERAL

Esta información se organiza en dos grupos, separando la puramente administrativa de aquellos datos relacionados con el régimen jurídico del edificio.

La información aportada ha de comprender documentos originales o fotocopias validadas. El proceso de validación se produce en dos fases:

• - Cuando el promotor hace entrega del Libro del Edificio, firma un documento (Acta de Entrega del Libro del Edificio mod. 2.2) donde confirma la veracidad de toda la documentación aportada.
• - A partir de ese momento, será la persona responsable de la custodia del libro del Edificio la encargada de validar, con su firma, toda la documentación que se vaya aportando al mismo.

Durante el proceso de construcción se genera documentación de interés para el usuario cuyas fotocopias se incorporan al Libro del Edificio a fin de facilitar un cuerpo documental integrado.

Su contenido se relacionará a modo de índice en la ficha mod. 2.1, indicándose los casos en que sea preciso aportar un archivo o bolsa adjunta con los documentos referenciados.

Cuando alguna información solicitada no se vaya a incorporar, habrá que indicarlo en el apartado de observaciones.

De la documentación generada durante la obra, es necesario incorporar al Libro del Edificio las siguientes fotocopias de:

• - Licencia de Obras.
• - Acta de Recepción del Edificio Terminado acompañada del Certificado final de obra.
• - Acta de subsanación de Defectos, en el caso de producirse. (Este documento ha de entregarse con la firma que justifica la subsanación de los mismos).
• - Libro de Subcontratación.
• - Acta de Entrega del Libro del Edificio por parte del Promotor, mod. 2.2.
• - Escritura de Obra nueva y División Horizontal.
• - Estatutos de la Comunidad, en su caso, con la fecha de constitución. Esta información se puede incorporar con posterioridad al acto de entrega del libro, en el caso que se constituya posteriormente.

3.- DOCUMENTACIÓN DESCRIPTIVA

La existencia de documentación descriptiva y su contenido quedará reflejada en los mod. de fichas 3.1 y 3.2.

Proyecto de ejecución

Será necesario incorporar una copia del proyecto o proyectos que sirviera de base para ejecutar las obras, visado por el Colegio Oficial correspondiente.

Documentación de las modificaciones

Junto con este, en archivo diferente, ha de incorporarse la documentación complementaria que permita describir el resultado final de la construcción, es decir, el conjunto de documentos gráficos y escritos de suficiente legibilidad donde se reflejen las variaciones de la obra respecto al proyecto original visado. La documentación constará de:

• - Memoria general del Director de la Obra justificando los cambios producidos, si los hubiere.
• - Planos de Distribución, a escala suficiente, del conjunto de unidades de ocupación y de los servicios comunes, así como de los elementos de urbanización, en su caso.
• - Planos y Memoria de la estructura realmente ejecutada.
• - Planos y documentación facilitados por el instalador donde se reflejen los recorridos de las instalaciones, tanto por los espacios comunes como en las diferentes viviendas.

En los modelos de fichas 3.1 y 3.2 se indicará que información se ha incorporado al Libro del Edificio, respecto del proyecto, en el supuesto que no se haya producido variaciones algunas, el Director de la Obra indicará en el documento mod. 3.1 este supuesto.

La documentación de las modificaciones será visada por el colegio profesional del Director de la Obra.

4.- DOCUMENTACIÓN DE GARANTÍAS

En este apartado se deben incluir todo tipo de documentos que sean de utilidad garante para el usuario, organizados como:

• - Garantías Generales
• - Garantías Especificas
  • De Construcción
  • De instalaciones

Garantías generales

Se distinguen los seguros de daños o caución por vicios o defectos, de los seguros de responsabilidad de los agentes que de forma general han intervenido en la construcción.

En el primer caso, se relacionarán siguiendo los criterios de la LOE y en el segundo podrán recogerse las garantías suscritas por cada agente, debiendo en ambos casos indicar en el modelo de ficha 4.1 lo siguiente:

• - Tipo de Seguro.
• - Cobertura y Franquicias, en su caso.
• - Número de póliza.
• - La Compañía Aseguradora.
• - El Beneficiario, en su caso.
• - Periodo de validez de la Cobertura.

Se deberán adjuntar en archivo anexo las pólizas o recibos de los seguros de daños.

Garantías específicas

a) De Construcción

Son aquellas que aportan los diferentes suministradores respecto a todos los productos y sistemas incorporados en el edificio.

- Certificados de garantía de los productos, sistemas y técnicas de aplicación de materiales y ejecución de unidades de obra por parte de fabricantes, constructores y subcontratistas.

El modelo de ficha 4.2a sirve de cabecera a este conjunto de garantías. En ella debe aparecer:

• - Identificación clara del elemento asegurado.
• - Datos de la Compañía Aseguradora.

b) De las instalaciones

En lo referente a las instalaciones de que disponga el edificio, es de aplicación todo lo expresado en el apartado anterior con las precisiones específicas que se hacen a continuación, tomando como base la normativa vigente que sea de aplicación en cada caso:

• - Certificado de la Instalación contra Incendios
• - Boletín de la Instalación de Agua Potable.
• - Boletín/Certificado de la Instalación Eléctrica.
• - Boletín/Certificado de la Instalación de Gas.
• - Declaración CE de conformidad del Ascensor.
• - Certificado de Eficiencia Energética del edificio terminado, cuando esté desarrollado reglamentariamente.
• - Certificado de la inspección inicial de las instalaciones térmicas, cuando sea preceptivo.
• - Certificado sobre la Instalación Térmica del Edificio, en su caso.
• - Certificado de otras instalaciones (Telecomunicaciones,.....)

Se deberán incorporar a los documentos todas las referencias, sellos y diligencias que se puedan exigir a través de las diferentes normativas.

En el modelo de ficha 4.2b se debe especificar:

• - Tipo de instalación.
• - Nombre del instalador / empresa y nº de inscripción, en su caso.
• - Boletín / Autorización / Certificado
• - Tipo de garantía con período de validez.
• - Cobertura y Franquicia.

5.- DOCUMENTACIÓN DE LOS AGENTES

Para su inclusión en el Libro del Edificio como documentación se relacionarán los datos de los agentes que han participado en el proceso de construcción del edificio.

Estos datos se consignarán en el modelo de ficha 5.1 debiendo figurar lo siguiente:

• - Agente interviniente, NIF/CIF.
• - Grado de intervención o parte de la obra en la que interviene.
• - Domicilio y Población.
• - Titulación con n.º de colegiado, Registro de empresa instaladora o Registro industrial, en su caso.

Se dejará constancia al menos de los siguientes agentes intervinientes:

• - Promotor
• - Constructor (subcontratista)
• - Proyectistas
• - Directores de Obra
• - Directores de la Ejecución de obra
• - Laboratorios y ECCE acreditados
• - Instaladores (Fontanería, Climatización, Gas, Electricidad, Elevadores, Telecomunicaciones, Incendios, etc..)

ANEXO III
LA CARPETA DE LA CALIDAD

La Carpeta de la Calidad junto con la Carpeta de la Documentación y la de las Instrucciones UME, componen el Libro del Edificio.

Las acciones a llevar a cabo durante la obra se concretarán en una serie de etapas en las que planificación, registro, decisión, acciones correctoras y correctivas conformarán un ciclo.

En cualquier caso, toda esta actividad que se regula culmina en la Carpeta de la Calidad de la obra que han de incorporarse al Libro del Edificio para que quede constancia como resumen de las características relativas a la calidad del edificio que se entrega. Estos registros facilitarán las labores de diagnóstico y reparación en su momento.

La expresión Control de Calidad se refiere tanto a acciones de comprobación experimental de los requisitos como a su comprobación documental.

Los Registros de la Calidad, que formarán parte del Libro del Edificio en tanto no se desarrolle la Carpeta de la Calidad, deberán concretarse en 3 apartados:

• • Resumen del Control de Calidad:
  • - Tabla resumen del control de calidad, ficha modelo 6.1
  • - Fichas justificativas de las decisiones adoptadas ante una no conformidad, ficha modelo 6.2
• • Reportaje fotográfico, mod 7.1
  • - Cimentación antes del hormigonado.
  • - Plantas de forjado o losas antes del hormigonado.
  • - Vista de la estructura en ejecución.
• • Trípticos del control del hormigón, con las autorizaciones de uso de forjados o marcado CE de forjados y/o certificado de forjados in situ, fichas modelo 8.1, 8.2a, 8.2b y 8.2c respectivamente.

La tabla resumen del control de calidad recoge 3 columnas específicas diferenciando el control de calidad de los materiales, el de ejecución y el de la obra en servicio.

Cada una de estas columnas se subdivide en 4 apartados, referidos al tipo de material, elementos o sistema controlado, y a los resultados del control efectuado.

Ante una no conformidad existirá un rechazo absoluto o un rechazo relativo debiéndose justificar en el documento ficha modelo 6.2 las actuaciones del director de la ejecución de las obras y las decisiones del director de obra al respecto del tratamiento dado a la no conformidad con la adopción de pruebas o estudios complementarios.

El Director de Ejecución de la obra aportará el reportaje fotográfico en las distintas fases de obra anteriormente descritas.

Los trípticos de control del hormigón, de las autorizaciones de uso de forjados o del marcado CE de forjados y/o certificado de forjados in situ en los documentos fichas modelos 8.1, 8.2a, 8.2b y 8.2c respectivamente, que se acompañan serán, mientras no exista la Carpeta de la Calidad, referencias obligadas a incluir en el Registro de la Calidad que forma parte del Libro del Edificio. Estas fichas se podrán sustituir por una certificación de la Dirección Facultativa de que los ensayos se han realizado y son conformes (anexos 1 y 2 de la ficha 8.1), o de que las viguetas colocadas corresponden con la autorización de uso o marcado CE de las mismas, (fichas 8.2.ª y 8.2.c), adjuntando, en cada caso, la documentación correspondiente que lo acredite.

ANEXO IV
CARPETA DE INSTRUCCIONES DE USO, MANTENIMIENTO Y EMERGENCIA

1.- CONTENIDO Y FORMATO

Las instrucciones UME han de ser un documento claro y sencillo acerca de las condiciones que han de cumplir los usuarios tras la entrega del edificio y estará redactado de forma comprensible para aquellas personas a las que van destinadas.

Para facilitar su normalización, las instrucciones para cada edificio recogerán los aspectos comunes, conteniendo una información genérica, y las propias del inmueble proporcionadas en una información específica. El primer tipo de instrucciones puede formar un cuerpo aceptado que, incluso editado, puede entregarse a los usuarios.

El Director de la obra, por su parte, elaborará las instrucciones específicas que son propias del edificio de que se trate.

Las UME tendrán 4 apartados:

• a) Información básica sobre contratos, suministradores de servicios y mantenedores.
• b) Instrucciones genéricas de uso y mantenimiento.
• c) Instrucciones específicas con los siguientes capítulos:
  • - Instrucciones de Uso
  • - Instrucciones de Mantenimiento
  • - Instrucciones de Emergencia
• d) Registros de operaciones de inspección, reparación y reposición.

La información básica, las instrucciones específicas y registros, deberán cumplimentarse en documentos modelos que se acompañan en este Anexo.

2.- RESPONSABILIDADES EN LOS PROCESOS UME

De la Comunidad de Propietarios (El responsable de mantenimiento) o Propietario individual:

• - Será responsable de programar las operaciones de mantenimiento que se establecen en la guía UME en todos los espacios comunes del edificio, solicitando la presencia de profesionales o empresas legalmente autorizadas, cuando la situación lo requiera.
• - Será el encargado de la validación de los documentos que se vayan aportando al libro del edificio, cuando no sean originales. Dicha validación se hará con la fecha y la firma del vocal de mantenimiento sobre la fotocopia que se va a conservar en el archivo documental del libro.
• - Tendrá a su cargo el registro de incidencias y operaciones de mantenimiento, y el archivo documental correspondiente.
• - Tener siempre el Libro del Edificio a disposición de los usuarios que tengan interés en consultarlo, así como de las Administraciones publicas o autoridades competentes.

3.- INFORMACIÓN BÁSICA

En este apartado se recogen los datos de las empresas suministradoras de servicio, profesionales y empresas relacionadas con el mantenimiento con arreglo a la ficha modelo 11.1.

4.- INSTRUCCIONES DE USO

Las instrucciones específicas de Uso deben proporcionar al que habita la vivienda las indicaciones para que use el edificio de tal modo que se garantice su disfrute durante la vida útil sin daño para el edificio en su conjunto ni para sus componentes.

Asimismo, se deberán definir las prescripciones de uso ante situaciones concretas y relacionarlas con las precauciones a tener en cuenta para evitar desperfectos. En su caso, se acompañarán los manuales de funcionamiento de los equipos e instalaciones que lo requieran.

Como mínimo deberá contemplar los siguientes elementos, equipos o sistemas: estructuras, cubiertas, fachadas (cerramientos, carpinterías y revestimientos), Instalaciones (saneamiento, fontanería, térmicas, electricidad, contraincendios, aparatos elevadores) y accesibilidad.

Las instrucciones de uso se concretarán en las fichas modelo 9.1.

5.- INSTRUCCIONES DE MANTENIMIENTO

Dado que la duración de un edificio en su conjunto y de cada uno de sus componentes no es indefinida, se debe prever por parte de los usuarios la necesidad de un plan de mantenimiento. Este plan de mantenimiento tiene que nutrirse de información procedente del proceso de construcción, desarrollando las siguientes operaciones:

• - Inspecciones preventivas y limpieza
• - Reposiciones programadas
• - Reparaciones

Las inspecciones preventivas tienen por objeto conocer a tiempo la posibilidad de procesos de deterioro para anticiparse con las medidas adecuadas programadas en dos niveles, uno de primer contacto que lleva a cabo un encargado de la propia comunidad de vecinos y otra, menos frecuente, que lleva a cabo un profesional cualificado.

La limpieza de los elementos, tiene la función de evitar el deterioro y permitir el correcto funcionamiento de los sistemas y equipos..

Las reposiciones programadas se llevan a cabo con aquellos componentes de los que se conoce con suficiente exactitud su vida media de servicio, al objeto de evitar las consecuencias de su carencia en un determinado momento (extintores, luces de emergencia, etc..)

Las reparaciones son acciones que tienen por objeto recuperar la capacidad funcional de un elemento que la ha perdido (detectado en la vida de servicio) o por accidente o deterioro detectado en las inspecciones de mantenimiento.

Como mínimo deberá contemplar los siguientes elementos, equipos o sistemas: estructuras, cubiertas, fachadas (cerramientos, carpinterías y revestimientos) e Instalaciones (saneamiento, fontanería, electricidad, térmicas, telecomunicaciones, contraincendios, aparatos elevadores), accesibilidad.

En las fichas modelo 9.2 se cumplimentarán los apartados oportunos, definiéndose las primeras columnas (en la confección inicial). En las columnas correspondientes a los Registros se irán reflejando las fechas de las acciones realizadas en el tiempo que tendrán su correspondiente desarrollo y relación con las fichas denominadas Registro de operaciones y que están constituidas por: Limpieza / Inspecciones primarias (ficha modelo 10.1), Reposiciones programadas (ficha modelo 10.2), Inspecciones especializadas (ficha modelo 10.3), Registro de incidencias (ficha modelo 10.4).

6.- INSTRUCCIONES DE EMERGENCIA

Se deberán indicar las medidas de prevención y evacuación previstas en obra y las recomendaciones genéricas sobre la incorporación de futuras medidas en este ámbito, señalando aquellas circunstancias particulares del edificio que deben tenerse en cuenta.

Para una adecuada prevención de accidentes y pérdidas humanas en las emergencias es necesario que esté a disposición de los usuarios la siguiente documentación gráfica:

• - Planos de la situación de los locales de control de las instalaciones.
• - Planos de situación de los armarios de llaves.
• - Esquemas de los paneles de control de instalaciones con las secuencias de corte en el caso de emergencia.

La documentación anterior se referirá a los servicios comunes y a cada unidad ocupacional, debiendo cada usuario disponer y conocer los propios de su vivienda.

Las acciones se concretarán mediante el establecimiento de una secuencia:

• a) Evaluación del nivel de importancia y localización. (grave o poco importante, requiere ayuda exterior o no)
• b) Avisos, llamadas de emergencia o aviso a usuarios y señalización. (Indicar nº de teléfono: bomberos, ambulancias, policía, etc..)
• c) Localización de armarios, llaves, equipos y accionamiento. (llaves de corte, interruptores, extintores, etc..)
• d) Cortes, bloqueos y aseguramiento de caídas que se deben realizar en cada caso, complementariamente. (ante inundación / corte eléctrico, etc..)
• e) Procedimiento de evacuación.

Se deberán prever y concretar las acciones a realizar ante una emergencia o siniestro contemplando como mínimo las siguientes:

• - Incendios
• - Fugas de Agua
• - Fugas de gas
• - Explosión
• - Atrapamientos en ascensores
• - De origen atmosférico (inundación, gran nevada, vendaval)
• - Movimientos importantes en la estructura sustentante
• - Accidentes en el interior del inmueble

Los simulacros se harán bajo la coordinación del vocal UME. Los itinerarios de escape serán dados a conocer a los usuarios en una sesión previa a la realización del simulacro donde se adiestrará a los participantes en el empleo de los medios de alarma y extinción de fuego.